Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis

Email merupakan salah satu media terbaik yang digunakan untuk berkomunikasi atau meraih pelanggan baru maupun lama dalam sebuah bisnis.

Salah satu penentu kesuksesan sebuah bisnis adalah kelancaran komunikasi kepada pelanggan.

Ketika sebuah email diterima oleh pelanggan, tidak semuanya akan dibuka dan dibaca sehingga pesan didalamnya tidak tersampaikan sesuai dengan target bisnis.

Ada beberapa alasan kenapa hal ini bisa terjadi:

  • Bukan email utama pelanggan
  • Subject tidak menarik
  • Terlalu banyak mengirim email (SPAM)
  • Alamat email tidak kredibel

Poin terakhir yang berhubungan dengan alamat email akan dibahas lebih mendetail pada artikel ini karena menurut saya ini merupakan pengaruh terbesar gagalnya sebuah email untuk meraih pelanggan.

Pernahkah kalian menerima email dari sebuah website, namun ternyata masuk kedalam folder SPAM?

Pernahkah kalian menerima email mencurigakan dan khawatir untuk membukanya karena takut tertipu?

Salah satu penyebabnya adalah dari alamat email yang digunakan bisnis tersebut.

Layanan email yang umum digunakan

Mungkin teman-teman sudah tahu penyedia email sepeti Gmail, Outlook, Hotmail dan Yahoo yang sangat populer digunakan.

Rata-rata pengguna internet pasti mempunyai email, bahkan lebih dari satu.

Masing-masing penyedia menggunakan akhiran berbeda pada bagian akhirnya, seperti nama@gmail.com, nama@outlook.com, nama@hotmail.com dan nama@yahoo.com.

Untuk menggunakan email diatas sama sekali tidak dikenakan biaya alias gratis.

Dengan mendaftarkan sebuah akun, maka pengguna sudah bisa mendapatkan email personal secara penuh dan bisa digunakan dimana saja.

Namun menggunakan email yang “gratis” pada sebuah bisnis akan terlihat kurang profesional karena sulit untuk mempercayai keaslian dan keseriusan dalam mengelola bisnis.

Maka dari itu diperlukan sebuah email profesional yang khusus digunakan untuk bisnis.

Pengguna email setiap provider: Gmail (1 miliar user), Outlook (400 juta user), Yahoo (225 juta user).

Apa itu Email Profesional

 

Sebuah alamat email profesional akan meningkatkan kepercayaan pelanggan dalam bisnis, namun masih banyak yang belum tahu seperti apakah bentuk email tersebut.

Email profesional adalah alamat email yang menggunakan domain nama bisnis sendiri.

Seperti contoh diatas email yang umumnya gratisan akan menggunakan akhiran seperti @gmail.com / @yahoo.com.

Sedangkan bentuk email profesional akan terlihat kurang lebih seperti billing@namabisnis.com, support@namabisnis.com atau order@namabisnis.com 

Dimana setiap email mewakilkan masing-masing fungsi namun dengan akhiran yang menggunakan nama bisnis didalamnya.

Terbagi untuk komunikasi dan urusan transaksi kepada pelanggan.

Contoh email profesional = nama@namabisnis.com

Contoh penggunaan email profesional dalam bisnis

Andi membuka bisnis printing digital dikota tempat dia tinggal yang bernama Andi Printing, untuk mengiklankan jasa, Andi membuat website resmi dengan domain www.andiprinting.com.

Andi menggunakan email untuk mengelola file, transasksi, hingga komunikasi kepada pelanggannya.

Digunakanlah invoice@andiprinting.com untuk mengelola semua pembayaran dari pelanggan.

Kemudian email file@andiprinting.com untuk mempermudah mengelola file kiriman dari pelanggan.

Dengan begitu, kepercayaan pelanggan akan lebih tinggi karena merupakan email resmi dari bisnis Andi, sehingga kemungkinan email palsu atau penipuan itu sangat kecil.

Dibandingkan apabila Andi menggunakan andiprinting@gmail.com yang memang tidak ada salahnya, namun semua orang bisa mendaftarkan akun tersebut.

Kemudian apabila nama tersebut sudah diambil, maka alternatifnya bisa berubah menjadi andiprinting123@gmail.com yang membuat email tersebut semakin tidak profesional.

Kelebihan Menggunakan Email Profesional

Pastinya kalian bertanya kenapa tidak menggunakan email gratisan saja untuk bisnis? Toh hanya untuk email saja.

Padhal ada banyak sekali kelebihan dibandingkan menggunakan email personal daripada email gratisan.

Beberapa diantaranya adalah:

  • Mewakili nama bisnis (brand awareness)
  • Meningkatkan kepercayaan pelanggan (kredibel)
  • Menghindari penipuan mengatasnamakan bisnis (kloning)
  • Kemudahan dalam mengelola
  • Membuktikan keseriusan
  • Penyimpanan yang lebih besar
  • Menghindari indikasi SPAM

Memang, untuk mendapatkan fitur diatas tentu harus mengeluarkan biaya, namun kelebihan yang ditawarkan juga akan melebihi email dari penyedia jasa gratisan.

pengaruh email profesional dalam bisnis
Sumber: niagahoster.co.id

Mewakili bisnis (brand awareness)

Brand awareness merupakan salah satu kunci utama suksesnya sebuah bisnis dimana pelanggan yang mengenal dan mengingat sebuah brand cenderung akan lebih memilih brand tersebut.

Sebuah brand yang baik akan terikat pada bisnis yang dijalankan, ketika pelanggan melihat atau membaca brand tersebut, mereka akan otomatis mengingat apa bisnis yang dijalankannya.

Penerapannya juga bisa dilakukan dalam berbagai bidang seperti halnya dalam alamat email.

Setiap email yang dikiriman dan diterima pelanggan akan terlihat nama bisnis pada alamatnya, sehingga saat dibaca, akan memberikan sebuah ingatan mengenai nama brand bisnis pada alamat email tersebut.

Pelanggan juga tidak perlu meragukan isi alamat email lagi setelah melihat nama brand dan sudah bisa mengerti seperti apa kurang lebih isi yang akan disampaikan.

Meningkatkan kepercayaan

Alamat email dengan nama bisnis juga akan meningkatkan kepercayaan pelanggan serta pihak yang berhubungan dengan bisnis.

Karena tidak perlu diragukan lagi bahwa email tersebut resmi mewakili dari bisnis yang bersangkutan.

Selain itu, kelebihan lainnya adalah menghindari penipuan yang menjebak pelanggan.

Apabila teman-teman menerima email undianpulsa@telkomsel.com dan undianpulsatelkomsel@gmail.com yang manakah yang lebih terlihat terpercaya dan asli?

Banyak sekali saat ini domain website dan email yang digunakan untuk penipuan, karena semua orang bisa membuat website, semua orang bisa mendaftarkan email, terutama dari layanan gratisan.

Oleh sebab itu, sangat penting menggunakan nama bisnis (dari domain) kepada email yang digunakan, karena tidak semua orang bisa melakukannya, yang otomatis mengurangi penipuan mengatasnamakan bisnis.

Kemudahan mengelola

Apabila menggunakan jasa email gratisan, maka akan repot apabila harus mendaftarkan satu per satu email apabila semua karyawan harus menggunakan email dalam bekerja.

Bayangkan kalau karyawan menggunakan layanan yang berbeda seperti karyawan1@yahoo.com dan karyawan2@gmail.com, belum lagi yang menggunakan angka-angka dibelakangnya yang membuat semuanya tidak terlihat selaras dan terkesan tidak mewakili nama bisnis.

Pada email profesional, kita dapat dengan mudah mendaftar dan mengelola email yang digunakan dalam bisnis dalam sebuah platform yang sudah disediakan khusus.

Nantinya setiap karyawan akan menggunakan alamat email akhiran yang sama, dan dapat menggunakan nama yang lebih tepat sebab masih banyak username yang tersedia (misalnya tanpa angka).

Membuktikan keseriusan

Umumnya sebuah bisnis akan menggunakan media iklan baik berupa identitas seperti kartu nama, poster, baliho dan sebagainya.

Didalamnya akan tercantum nama website (domain), serta kontak seperti nomor telepon dan email.

www.jualkue.com dengan email iklan@jualkue.com terlihat lebih profesional karena keduanya menggunakan nama yang sama dibandingkan iklanjualkue@gmail.com.

Apabila alamat email sama dengan nama website bisnis, hal ini akan memberikan efek keseriusan sebuah bisnis.

Penyimpanan lebih besar

Email gratisan seperti Gmail membatasi limit sebesar 15GB untuk jasa mereka, ini belum terbagi aplikasi lain yang membuat penggunaan akan sangat cepat apabila banyak mengirim dan menerima email.

Apabila penyimpanan tersebut penuh, solusinya adalah antara upgrade paket profesional atau membuat email baru.

Hal ini akan merepotkan pemilik bisnis dan pelanggan karena harus mengingat alamat email baru, yang kemudian berpotensi kehilangan nama yang sudah dibangun sebab email merupakan hal yang sangat unik pada setiap nama bisnis.

Sedangkan pada email profesional, disediakan berbagai kapasitas dari 20GB hingga 100GB lebih tergantung paket yang dipilih, dengan berbagai fitur didalamnya yang mempermudah pengolahan bisnis antar karyawan.

Menghindari indikasi SPAM

Penggunaan email yang semakin banyak membuat layanan email semakin pintar dalam memfilter SPAM sebelum masuk ke email penggunanya.

Oleh sebab itu tidak jarang ada email yang sebenarnya tidak SPAM, namun malah masuk ke folder tersebut, biasanya karena disebabkan oleh false positive atau memang pernah melakukan hal tersebut.

Kebanyakan yang mengalami hal ini meskipun tidak semua adalah dari layanan email gratisan, atau menggunakan layanan email SPAM lainnya karena semua orang bisa mendaftarkan akun.

Salah satu cara menghindarinya adalah menggunakan layanan email profesional kita sendiri, karena alamatnya unik dan sedikit kemungkinannya masuk ke dalam folder tersebut.

Hal ini akan memastikan pelanggan menerima email yang kita kirim tanpa harus takut kehilangan kesempatan bisnis.

Menurut www.internetlivestats.com, setiap harinya ada 300 miliar email terkirim, atau sekitar 2 juta email per detik, yang 67% diantaranya merupakan SPAM.

Tips Membuat Email Profesional

Beberapa tips berikut dapat diterapkan sebelum membuat alamat email untuk bisnis yang ingin terlihat profesional dan bukan terlihat abal-abal.

  • Nama yang mudah diingat
  • Tidak menggunakan angka
  • Hanya menggunakan titik / underscore jika diperlukan
  • Gunakan nama karyawan
  • Gunakan password yang kuat

Menghindari typo

Pastikan alamat email tidak menjebak pelanggan dan membuat mereka berpotensi salah ketik yang mengakibatkan salah kirim karena salah mengetik nama (typo).

Contoh huruf l dan I yang berdekatan bisa salah diasumsikan satu sama lain, kemudian huruf yang berdekatan seperti juallaku@email.com juga berpotensi menjadi typo.

Jadi usahakan perhatikan nama email sebelum membuatnya.

Mudah diingat

Selain nama yang simpel dan pendek mudah diketik, pelanggan juga akan lebih mudah mengingat nama tersebut.

Misalnya akunting@namabisnis.com untuk bagian Akunting, cs@namabisnis.com untuk customer service, lowongan@namabisnis.com untuk bagian lowongan, dan sebagainya.

Jangan menggunakan nama yang terkesan ribet dan tidak perlu seperti xcoolbisnisx@namabisnis.com atau bisnis.pt.abc.1@namabisnis.com yang membuat nama terkesan tidak profesional.

Sehingga setiap bagian mempunyai bagian email tersendiri untuk mempermudah kedua pihak.

Jangan menggunakan angka

Penggunaan angka selain sering terlupakan, juga membuat nama email tidak terlihat efisien.

Hal ini umum terjadi apabila menggunakan layanan email gratis karena kebanyakan username sudah terambil dan terpaksa menggunakan angka didalamnya.

Namun pada layanan email profesional, karena menggunakan nama domain kita sendiri, otomatis kita bisa bebas memilih username apa saja sehingga penggunaan angka dapat terhindari.

Sering kali pelanggan juga lupa menambahkan angka pada ujung alamat apabila belum terbiasa dengan alamat tersebut.

Password yang kuat

Saat mendaftarkan sebuah email baik itu layanan gratis maupun profesional, setelah memilih nama maka akan disuruh membuat password.

Gunanya adalah saat diakses, hanya orang tertentu saja yang bisa membuka isi didalamnya.

Pastikan tidak menggunakan password yang mudah diretas seperti daftar password yang paling banyak digunakan dan gunakan alat seperti cek kekuatan password terlebih dahulu.

Sangat penting karena apabila seseorang yang tidak bertanggung jawab mengakses isi didalamnya, maka dapat dimanfaatkan untuk keuntungan tertentu.

Cara Membuat Email Profesional

Beberapa cara yang umumnya digunakan adalah:

  • Email hosting (Hosting, Cpanel)
  • Layanan email profesional (GSuite, FlockMail, Zoho, Alimail, dll)

Biasanya yang menggunakan email hosting sendiri adalah bisnis yang sudah mempunyai domain dan hosting sendiri seperti blog, website pribadi, hingga landing page.

Sedangkan yang menggunakan layanan profesional biasanya digunakan perusahaan besar yang membutuhkan kapasitas lebih besar untuk mengelola email.

Keduanya tetap membutuhkan domain sebelum dibuatkan email.

Baca Juga: Pentingnya Domain Untuk Bisnis

Nantinya kembali ke masing-masing kebutuhan yang mana lebih cocok digunakan, nantinya kalian akan mendapatkan email dari nama domain tersendiri, contohnya admin@hobiketik.com pada blog ini.

Melalui email dari hosting (Cpanel)

Sesuai dengan namanya, kita perlu membeli sebuah hosting untuk menampung data yang nantinya digunakan saat email sudah bekerja.

Nantinya seluruh email yang masuk maupun keluar akan diolah dari hosting tersebut.

Biasanya akan terbagi kedalam hosting email yang khusus email saja dan hosting yang ada fitur lain seperti membuat website namun bisa juga untuk email.

Apabila teman-teman sudah mempunyai hosting dan domain sendiri, maka bisa langsung membuat email@namadomain.com sendiri melalui Cpanel atau hosting kalian.

Kalian bisa cek pada saat membeli hosting, saya ambil contoh salah satu paket Hosting Murah dari Rumahweb:

paket hosting murah rumahweb
Hosting Murah Rumahweb

Terlihat bahwa ada tulisan UNLIMITED Email Account yang berarti bisa digunakan untuk membuat email profesional sendiri menggunakan nama domain.

Saya ambil contoh cara membuatnya dari Cpanel, apabila hosting teman-teman menggunakan Plesk, maka caranya kurang lebih sama juga.

Langkah 1: Masuk ke Cpanel dan cari Email Accounts

membuat email dari cpanel

Langkah 2: Buat email dari @namadomain.com kalian sendiri

Kalian bisa mengatur username dan password, kemudian seberapa besar kapasitas yang bisa digunakan.

mengatur akun email cpanel

Langkah 3: Selesai! email profesional dari nama domain kalian sudah dibuat.

akun email cpanel

Untuk mengaksesnya, dapat melalui namadomain.com/webmail kemudian login menggunakan username dan password yang dibuat sebelumnya.

Melalui layanan email profesional

Beberapa layanan yang umum digunakan adalah Google Suite (G Suite), Flockmail, Zoho, Alimail, RackSpace, dan masih banyak lagi.

Kebetulan apabila menggunakan layanan Rumahweb, sudah ada 3 layanan profesional tersebut yang tersedia dan bisa dibeli langsung disana.

Google Suite (G Suite)

Layanan dari Google Cloud yang dibangun tahun 2006 dan bisa dibilang upgrade dari Gmail dengan berbagai kelebihan seperti menggabungkan aplikasi Google menjadi 1 storage untuk kemudahan akses.

google suite rumahweb

Berikut adalah paket harga yang ditawarkan yaitu jenis Basic dan Business.

Selain penyimpanan yang lebih besar, ada fitur lainnya seperti layanan bantuan yang 24/7, keamanan yang terjamin, hingga melalukan video conference (e-meeting).

Sepertinya merupakan layanan email profesional paling terkenal mengingat Gmail bisa diupgrade langsung ke Gsuite ini.

Dengan harga Rp 80.000 per akun untuk 1 bulan bisa mendapatkan 30GB storage penyimpanan yang bisa dibayarkan untuk perbulan atau pertahun langsung.

Apabila membutuhkan lebih banyak akun, G Suite dapat menampung 750 akun sekaligus untuk bisnis yang mempunyai karyawan atau email yang cukup besar.

paket google suite rumahweb

Salah satu kelebihan dari G Suite adalah dapat menggunakan produk Google lainnya secara bersamaan dan saling terhubung seperti Google Docs, Excels, hingga aplikasi presentasi lainnya.

Kontrol admin untuk security juga terjamin dan mudah diolah karena dapat dilakukan dalam sebuah platform langsung.

Fitur pengarsipan email dan file lainnya juga bisa dilakukan melalui layanan ini sehingga tidak perlu takut kehilangan data apabila terjadi error.

FlockMail

Merupakan layanan dari Rumahweb yang menawarkan berbagai fitur tidak kalah menarik untuk mengelola email bisnis pelanggan.

flock mail rumahweb

Fitur seperti kapasitas besar, sinkronisasi kalender, hingga video conference juga terdapat disini. Dengan ukuran dari 10GB hingga 30GB dan harga yang cukup murah apabila dibandingkan dengan Gsuite.

paket flock mail rumahweb

Video calls yang dapat dilakukan dari 8 partisipan hingga 50 partisipan sekaligus dalam sebuah e-meeting. Bisa juga melakukan presentasi dan kolaborasi saat melakukan video calls.

Harga yang tawarkan berkisar Rp 15.000 – Rp 30.000 per akun untuk satu bulan berlangganan, apabila memerlukan lebih banyak akun maka tinggal ditotalkan saja berapa biaya yang dibutuhkan.

Dapat juga digunakan pada Mobile dan Desktop untuk kemudahan akses, serta dilengkapi dengan Antivirus dan Inbound SPAM protection untuk layer keamanan ekstra.

Apabila mengalami gangguan, dapat langsung menghubungi live chat Rumahweb yang aktif 24/7 untuk membantu.

Alimail

Layanan email dari Alibaba Cloud, salah satu cabang dari e-commerce terbesar didunia saat ini.

alibaba mail rumahweb

Kelebihannya dibandingkan yang lain seperti GSuite adalah harganya yang lebih murah namun fitur yang kurang lebih sama.

Sehingga bisa dijadikan alternatif apabila pilihan lain dirasa terlalu mahal.

Fitur didalamnya dilengkapi seperti Kalender, Kontak, Task, dan Drive yang mendukung kinerja pengelolaan bisnis yang membutuhkan penyimpanan besar.

Attachment yang dapat dikirim juga berukuran cukup besar bahkan sampai 2GB untuk sebuah attachment besar.

paket alibaba mail rumahweb

Hanya dengan Rp 30.000 sudah bisa mendapatkan email dengan kapasitas 100GB, atau Rp 40.000 untuk kapasitas 1000GB.

Dengan kapasitas sebesar itu, sangat cocok digunakan bagi yang sering menyimpan dan mengirim file besar melalui email sehingga tidak perlu takut kehabisan storage dalam waktu singkat.


Masih banyak lagi provider email lainnya, dengan harga dan tentunya kualitas yang berbeda-beda pula.

Kembali lagi ke masing-masing seberapa besar kapasitas dan target yang dibutuhkan atau ingin dicapai untuk bisnis.

Apabila sudah memutuskan ingin menggunakan layanan yang mana, maka bisa langsung melakukan order baik langsung dari website layanan, maupun melalui Rumahweb (akan dipandu sampai selesai).

Penutup


Menggunakan email dengan nama domain sendiri memang membuat kesan profesional lebih terasa sebab tidak semua orang bisa mendaftarkan email tersebut selain pemilik domain sendiri.

Dulu saya juga suka menggunakan email gratisan yang kemudian kecewa karena nama yang saya inginkan sudah diambil orang lain.

Sekarang saya tidak perlu khawatir dengan alamat email setiap blog yang saya kelola karena masing-masing sudah mempunyai email tersendiri.

Selain itu, saya tidak perlu repot-repot mengelola semua isi pesan dalam 1 email saja seperti dulu lagi.

Memang tidak ada salahnya menggunakan layanan gratisan, namun menurut saya itu lebih cocok digunakan untuk email personal saja, sedangkan untuk urusan profesional, lebih baik menggunakan nama domain sendiri.

Leave a Comment